七、做秘书工作，这样才能万无一失（第1 / 3页）

要不都说时间如白驹过隙，当石头已经把这件事情忘得一干二净的时候，主管部门打来了电话，口气很急迫，别的单位都已经反馈了，你们怎么还没有反馈？而且论坛还要求提前报送材料，现在材料怎么也没有见到？我惊出一身冷汗，翻箱倒柜总算是找出了邀请函，一行一行读下来，果然已经过了反馈日期和材料报送日期，这下工作可太被动了。深吸一口气，我拿起已经不那么整洁的邀请函，走进了领导办公室承认错误。

出了这几次纰漏，石头意识到，这几次错误，都是吃了没有档案意识的亏，问题出在不注意保存和整理办公资料。于是对保存整理领导个人档案真正重视起来，靠着思考和摸索，建立起一套自己的档案系统。几年的实践证明，这种秘书建立的领导档案，虽然不够专业和正式，但却能成为办公室正式档案系统的有益补充，更可能会在一些时候发挥意想不到的作用。

<b>首先是全面、详细地做好领导日程及活动的记录</b>

大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排，但这种安排往往变更频繁。领导的活动时常会增加或取消，有时就连秘书也不能完全掌握，时间一长，就成了一笔糊涂账。为了忠实详细地记录领导们实际的活动安排，在办公室负责人的支持下，我们开始每天编制《昨日要情》。

早上上班时秘书们将前一天领导们的实际安排汇总给我，我来进行统一编制。《昨日要情》既记录领导参加的所有活动，也记录领导们研究问题、会见、谈话的情况，要求尽量细致，所参加会议的主题和与会主要人员、单位一般也记录在案，周末和节假日的公务活动安排也要求在上班之后第一时间汇总。

1．自建档案来帮你

案例1：该去看望哪些老教师呢

年底了，校领导照例要看望学校德高望重的老专家、老教授代表。领导吩咐说，石头，你回忆回忆，今年我联系的学院还有哪些年龄较大的老教授“五一”“七一”、教师节都没有来得及看望的，年底去看看这些老师吧。

要知道，每年领导都会在元旦前后“五一”“七一”、教师节期间集中看望学校老教师。这几次看望下来，被看望的老师加起来也有20余人，哪些看望过哪些还没来得及看呢，可不能是糊涂账。我绞尽脑汁，搜刮脑海里的回忆，勉强凑出一份已看望教师名单，又在已看望名单之外起草了一份拟看望教师名单送上了领导的案头。

领导扫了一眼名单，疑惑地问我，哲学院的××教授不是“五一”的时候看望过吗，怎么又列进来了？我一拍脑袋，是呀，当时还是我陪着领导一起去的，陪着××教授还聊了好一会儿朱熹思想，怎么一点也没想起来。

<b>其次要分门别类妥善保管好领导的书写资料</b>

领导在正式公文上的批示往往能够得到妥善保管，但保存好领导非正式的书写资料其实也很有必要。比如领导自己起草的稿件，对稿件的修改稿，布置工作时随手书写的便签，都有必要分类妥善保存以备用。

上次寄书“事件”之后，我就留了个心眼，不但把所有领导随手书写的电话、地址装入档案箱存好，还把所有领导请我帮忙寄出的信件的地址和联系人都做了详细登记，制成常用联系人表单，随时调用。

至于保存的手稿和修改稿，我每次帮忙起草文件都会翻出看看，揣摩语言风格和内容逻辑，现在我写出的稿子，时常得到领导的称赞，石头啊，点抓得很准，不用怎么改了。这其实也是良好的档案意识帮了大忙。

<b>再次，要收集和保存好领导的信件、会议材料、证书以及其他个人信息，个人资料</b>

案例2：地址到底是哪

领导最新的著作出版了，交代我寄几本书给外校一位A老师，随手递给我一写有A老师电话和地址的纸条给我。我按领导的要求把书寄出，满心想着这张纸片应该没用了，就丢进了文件销毁袋。没想到过了一个多月，领导又递给我一些书，交代说，石头，还是按上次你给A老师寄书的地址再寄一些书给他吧！

石头顿时傻了眼，扭扭捏捏了半天，只好对领导实话实说，领导，十分抱歉，上次您给我的纸条我没有保存，您看要不您再给我一次联系方式？领导无奈地说，A老师是我在一次会议上碰到的，他想跟我要几本我的书看看，就在会场上给我留了张纸条，我把纸条给你了，这样，我再通过其他人看能否联系上他。最后，领导通过其他途径再次打听到A老师的联系方式，我才得以帮领导把书寄出。

案例3：竟然错过了会议反馈时间

还有一次差点捅了更大的娄子。主管部门邀请领导参加一个工作论坛，收到邀请函的时间很早，我请示过领导，领导说还早，到时候看日程安排再定。我扫了一眼，离论坛还有三个月呢，提前半个月的时候再处理反馈完全来得及，于是连内容也没仔细看，就把邀请函随手塞进了文件柜，心里又盘算起近期的活动。