一、通知会议：一个都不能少（第2 / 2页）

相关单位和人员确认收到通知，这只是“浅”确认，掌握能不能来、谁来、什么时候来、来不了换了谁等信息这才是“深”确认。要及时统计参会人员的各种基本信息，并呈送领导，一方面方便领导掌握会议筹备情况；另一方面也为会议下一步的组织和正常进行创造条件。

要注意适时发送，既不能过早又不能过迟。如果通知的过早，可能会造成遗忘，大家本来就忙得团团转，谁能记住一个月前通知的会呢？比如今年12月通知明年3月开的会，过完一个欢乐祥和的春节很多单位可能早就不记得去年曾经接到过一个会议通知。也不能通知过晚，特别是对那些离会议地点较远的单位，交通不便的单位，分散的单位，外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知，或者人家在千里之外，你非要晚上通知明早的会，打一个措手不及，可想而知，即使接到了通知也难以买到车票、机票。

4．“一个都不能少”的关键在确认

过去发会议通知，往往依靠纸质通知、打电话，通知人和被通知人一般有直接联系，比较靠谱。现在信息手段多了，发短信甚至微信用得越来越多。结果种种因通知产生的扯皮和纠纷也出现了。

某次会议开始半天了，一个下属单位的负责人还没到会。石头火急火燎地打去电话，您怎么还不来开会？这个会议很重要，都开始半天了！结果负责人一脸无辜，什么会？石头急了：就是前天发到您手机上的会，今天上午九点在第一会议室的！负责人掏出手机左翻右翻，竟然没有收到短信。这下轮到石头傻眼了。

这次疏漏，看似是短信系统出了技术问题，但板子毫无疑问要打到办公室同志的屁股上，通知不是网上挂挂、发发短信就大功告成，对每一个通知都要与相关部门或人员进行“确认”，而不是自己想当然地“自说自话、自做自事”，要通过对发出通知的节节跟踪和时时“确认”，确保工作无一遗漏。

这万万使不得，外地分支可能确实赶不上会议，但知晓会议的召开，了解会议的内容和精神也是他们作为单位管理体系中的成员不可侵犯的权利，忽略他们，不但对分支机构不够尊重，也是办公室自身的严重失误。

四是新组建部门。一次，石头得到任务，通知全单位部门主要负责人会议。石头凭借一以贯之的严谨认真的工作态度，按照电话本一一打去电话通知并确认，之后又反复核对确认，没问题了，23个部门都通知到位并得到反馈，会议不可能不圆满成功。不曾想会议刚开始，领导就怒气冲冲打来电话质问：××部怎么没来人？我一拍脑袋，坏了，××部是上个月单位刚刚新成立的部门，我手头的通信录还是去年的，并没有这个部门的踪迹，于是石头把这茬忘了个干净。

对于新组建的部门，一定要在第一时间纳入办公室的协调管理视野，尽快更新通信录、部门列表等资料，才能避免遗漏这些部门。

3．内容、方式和时间是会议通知的三要素

发会议通知是办公室人员的基本功，想要稳妥地发好会议通知，无非是把握住内容、方式、时间三个要素。

<b>发传真要有回执</b>

传真会议通知时要附有回执单，请对方确认参会后及时把参会人员、职务、联系方式、交通信息等反馈回来，以便我们自己掌握是否收到传真以及参会人员相关情况。

<b>发短信要有回复</b>

发短信通知会议，要写明“收到请回复”“期待您的回复”，没有及时回复的单位和人员就要打去电话催问。如果技术条件允许，可以在短信发送系统中集成确认的功能。例如，短信发送后，系统自动显示接受、阅读和回复情况；如果在限定时间内没有反馈，系统自动对其进行再通知甚至催告，等等。

<b>参会信息要有反馈</b>

<b>内容</b>

明确会议的名称，开会的时间、地点，要求参加会议者会前办什么事情、提交什么材料等。如有着装、携带材料、发言等特殊要求，一定要说明；地点最好具体到会议室，有时石头接到通知要去北京会议中心开会，北京会议中心有大大小小几十个会议室，如果不说清楚，参会者要么需要电话咨询，要么需要到现场打听，非常不便。

<b>方式</b>

大型会议，要以文件的形式下发会议通知或者在办公系统、网站上挂出通知；一些小型的会议，用电话、短信甚至微信通知有关部门或人员即可。现在有很多技术可以帮助你便捷、快速的通知到具体人。例如短信系统，可以事先建立起本单位各类联系人的分组数据库，组成部门组、直属单位组、附属单位组、主要负责人祖、办公室联络员组、专题工作组等，需要大量发送通知时，直接勾选需要通知的组别即可。再如微信群，可以建立各单位联络员的微信群，一些非正式的会议通过微信群发送通知更省事。

<b>时间</b>