四、开会只信烂笔头，不靠好记性（第1 / 2页）

受这些高手启发，石头每次做会议记录前，都会在纸上预先写下记录框架，以便做记录时有的放矢，不会顾此失彼一片忙乱。一般来说，框架可以包括这些内容：

<ul><li>开会的日期、时间和形式？</li><li>有什么人参与，谁是主持？</li><li>开这个会是要探讨什么问题？</li><li>问题的形式和现状是怎样的？</li><li>提出什么解决方法或观点？</li><li>达成什么共识？</li><li>还存在什么问题？</li><li>后续工作如何开展？</li><li>谁负责什么事，需在何时完成？</li><li>下次的开会时间？</li></ul>

总之，无论是开什么样的会，会前一定要仔细阅读会议资料，了解开会的意图和要达到的目的。即使会议讨论的内容是你所不熟悉的领域，比如是很专业或技术性很强的会议，明白了会议要解决的问题，你都不用担心。

3．别只把自己当成速记员

刚工作的时候，一接到做会议记录的任务，石头就有些担心。你想，会上个个侃侃而谈，滔滔不绝，会议结束大家一哄而散，我则要加班加点整理会议纪要。而且开始的时候做记录没经验，会上无论谁发言，我都匆匆忙忙埋头记录，不敢漏掉每一句话。石头没有学过专业的速记，这样高强度的记录难度可想而知，有时会后整理的时候连自己都无法辨认写的是什么，写的会议纪要更不分轻重主次，突出不了重点。

1．记录就是效力

写会议记录或会议纪要是很多办公室新人的第一课，会开了、事定了不就行了，为什么还要费劲记下来？这个办会中看似约定俗成、必不可少的环节，到底有什么用处？

事实上，不光你们开会要做好记录，即使中共中央开会，天天有记者跟着，有摄像机照着，开会也得做好记录。比如，2013年11月12日中共十八届三中全会闭幕当天，中央就发布了《中国共产党第十八届中央委员会第三次全体会议公报》，向全国人民发布了会议的情况和决定。这也是一种记录，发挥的是会议记录的一个重要功能——让没有机会参会的人知晓会议精神。

知晓这个功能很好理解，会议容量有限，有时只能代表参加，有时只能部分单位参加，有时只能负责人参加，总之在会场的总是一小部分人，其他人要了解会议的内容，就只能通过记录，把会议主要内容记下来，让他人知晓。

除了这个用途以外，会议记录还具有更重要的功能。例如，一年前，政府职能会上明明已经达成一致，今年夏天城里看海的地方太多，城建局要负起责任，明年夏天之前要完成多少多少米的地下排水管道建设。今年夏天到了，结果我市还是照样看海，追究到城建局，城建局推脱说，不能光赖我，水利局、城管局难道不要负责任？

会开得多了，渐渐悟出了窍门，虽然你的角色是记录人，但事实上只顾埋头记录绝对是最蠢笨的办法。要抓住会议精神和发言要领，反而应该多抬头聆听，首先听明白发言的人在说些什么，然后用最简洁的话把要点记下来。

听明白要远比记下来更重要，否则，你记下来的只是只言片语，整理的时候很难派上用场。不要试图逐字逐句记下人们在会上说过的话，根本没这个必要，会议记录的作用是摘录会议中商讨的梗概和作出的决定，不是如实反映什么人说了什么话的口供笔录。

及时在之前拟好框架的那张纸上记录下相关内容，不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点，避免遗漏关键信息。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

好了，把当时召开的“解决看海问题专题会”会议记录找出来，白字黑字写着城建局你要负主责，再一查建设目标，没完成，还有什么话说？也就是说，会议记录更重要的功能是用来告知和提醒与会者和相关单位和人员，在会议中讨论了哪些事项，做了哪些决定、部署或分工。

会议记录是一个落实讨论结果、推进工作进程、追究相关责任的有效工具，它是有行政效力的！如果光开会不做记录，或者记录做得不完整不正确的话，那无论会上提了多少方案、做了多少决定都是白扯。

有很多会上本已经讨论决定的事情，比如部门内部的工作事务、各部门的跨部门合作，或者甲乙双方的业务磋商，如果大家总是谈来谈去忙来忙去，事情却老是进展缓慢甚至停滞不前，那就要检查会议记录的督查这个环节有没有出问题，大家有没有按照当时商量好的来，是不是存在有的事没人管、有的事几个人重复做的情况，该督促的督促，该问责的问责。

2．开会前就要进入角色

石头见识过几个真正会做会议记录的人，懂得从开会前就进入角色。他会尽可能多地了解会议信息，比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。