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二、你的办公桌为什么永远收拾不干净(第1 / 3页)

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这项工作十分繁复,完成它靠的是坚强的毅力,石头早已摆脱这种苦刑,但大概还有很多人还是乐此不疲。

事实上,真正重要的联系人早已被我们存入手机通讯录,所以剩余名片的地位显得非常尴尬,很少有人承认上面印的名字都是相对不那么重要的联系人。那么,丢掉?似乎也不合适,万一哪天机缘巧合,又需求到别人门上,不就抓瞎了?

大部分时候,名片属于那种让人无处安放又弃之不舍的东西,它不像邮票一样有欣赏价值和升值空间,因此也没有太大的必要专门准备一个像集邮册一样的名片夹。其实对于名片,你大可不必如此纠结,只要有智能手机,你可以轻松把它们转化为文字并储存起来。

自那之后,我发现我很快乐,除了收获奋力一掷的那份快感,我还有了更整洁干净的桌面,更一目了然的存档,甚至更高的工作效率。

2.该留下的也千万别扔掉

“毫不留情的丢弃”是一剂猛药,为的是打通你的经脉,矫正你的顽疾,即所谓的矫枉务必要过正。如果你接受了,做到了,我们可以再来一些辩证法,说说哪些纸质文件你最好还是留着,需要你在丢弃前加以思考和判断。

原件类:各类正式文件、证书,证明、直接签署的协议,等等,这些纸质文件具有正式的效力,不但不能丢,还要好好收起来。

批示类:领导亲笔批示、在稿件上的改动、随手写就的便签等,一方面具有管理效力,有时甚至是办事的“尚方宝剑”,也是开展工作的一种参考,需要认真保存。

1.改变你的心态和习惯

几年前,当几乎所有文档都已经电子化的时候,石头还在孜孜不倦地保存纸质文档,以至于自己经常被埋进文件堆里,或是重要的会议通知不知道混进了哪堆纸里再也不出现了。

后来,石头开始定期整理纸质文档,把它们按月归档,放进箱子封好,很快办公桌虽然清净了,大大小小的纸箱又堆满了办公室的角落。直到有一天石头发现,虽然费尽心思保存了浩繁的纸质材料,却似乎从来没有打开过这些箱子,箱子们不过是暗自在角落里发黄,这才导致我对自己的归档习惯产生了怀疑。

“我连一张纸都不会丢!”这是石头以前常常挂在嘴边的一句话,我把保存所有的纸质材料当成是一种美德。是啊,当然得留下,“万一”哪天需要用上了呢。

事实上,这样的“万一”也并非没有发生过,但是当我动了要去找到一张纸的念头的时候,又在堆积如山的文件前退缩了,最终我也没有找到我需要的那张纸。我发现保存纸质文件的习惯,往往并非基于实际需要,而是基于一种有一天,某一份纸质文件必然会被用上的执念。

资料类:一些上级单位或兄弟单位提供的数据材料、统计资料、材料汇编、通讯录等,往往没有电子版,在今后的工作中又会频繁使用,就需要妥存。

借鉴类:一些设计新颖精美的会议手册、邀请函、议程、接待手册、年报、单位简介,等等,如果非常精美、极具特色,对你今后的工作或开展类似的活动有一些参考借鉴的意义,就留下它们吧。

需要特别强调的是,留下一定只能是例外,原则仍应当是“丢弃”。

3.收到名片应全部进行扫描

相信有不少办公室人都和石头一样做过这样的工作,每隔一段时间,将瘫倒在桌上的数百张名片分门别类一一塞进名片夹中,再用一张EXCEL表把信息登记上去。

于是石头下决心改变这种非理性的执念,克服“万一”心态。

我做了认真的分析:因为零散的纸质文件不太占地方,如果抱着一种“多留一张纸没什么大不了”的心态,很容易就堆积起来,造成“不需要时很碍眼,需要时找不到”的后果。

既然找不到,还不如不留着。自己只留存最少的纸质文件,才能保证有用的文件能够被迅速定位,起到相应的作用,方便自己、方便同事。除了一些“必须”类、“证明”类文件需要原件,大部分情况下我们需要的不是那一张纸,而是纸上的信息。

这时候可以考虑:我还可以从别的地方取得这些信息吗?当然可以——大部分的纸质文件都是由电子文档打印而来,只要保存好电子文档,纸质文件可以随时重新打印;假如手头只有纸质文档,也可以和材料提供方取得联系,请教能否分享一下文档,大多数情况下他们会乐意提供电子文档;又如,很多资料信息,如果完全可以从网上取得,也没有保存的必要,像电器的使用手册啦、各种说明书啦、法规制度汇编啦,平时是不需要的,只有在出现问题时,可能会需要看一眼。这种情况下,无须保留纸质文件,实在要用时,去网上找生产商、数据库下载电子版即可。

想通了,事情就好办了。于是石头下决心克服“万一有用”这类的心态,改信“纸质资料一定要毫不留情的丢弃”。每次活动后,我都会在确认有电子文档备份之后毫不犹豫地把议程、会议手册、讲稿等毫不犹豫地扔进文件销毁袋。

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