四、开会只信烂笔头，不靠好记性（第1 / 2页）

总之，无论是开什么样的会，会前一定要仔细阅读会议资料，了解开会的意图和要达到的目的。即使会议讨论的内容是你所不熟悉的领域，比如是很专业或技术性很强的会议，明白了会议要解决的问题，你都不用担心。

会议纪要应该只写要点和结论，讨论的过程一笔带过，用概括、总结性的语言汇总相似或共同的观点，列成1、2、3条，看起来一目了然，必要的时候可用表格的形式。尽量不提具体发言者的姓名，谁参加了会议在与会者名单中列出即可。尽量简短，说明问题就可以，写得太多没人愿意看。

受这些高手启发，石头每次做会议记录前，都会在纸上预先写下记录框架，以便做记录时有的放矢，不会顾此失彼一片忙乱。一般来说，框架可以包括这些内容：

纪要的内容一方面要进行适当的取舍，会议上各参会人员的意见可能不一致，但一次成功的会议其宗旨和意见具有统一性。对于符合会议宗旨最终形成的统一意见，以及会议主持人的总结意见，在会议纪要中要集中、重点体现。

石头见识过几个真正会做会议记录的人，懂得从开会前就进入角色。他会尽可能多地了解会议信息，比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。

及时在之前拟好框架的那张纸上记录下相关内容，不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点，避免遗漏关键信息。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

听明白要远比记下来更重要，否则，你记下来的只是只言片语，整理的时候很难派上用场。不要试图逐字逐句记下人们在会上说过的话，根本没这个必要，会议记录的作用是摘录会议中商讨的梗概和作出的决定，不是如实反映什么人说了什么话的口供笔录。

还有一个提高记录效率的方法就是多用省略法。如使用简称、简化词语和统称，省略词语和句子中的附加成分，比如“但是”只记“但”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，把句子的后半部分画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

会开得多了，渐渐悟出了窍门，虽然你的角色是记录人，但事实上只顾埋头记录绝对是最蠢笨的办法。要抓住会议精神和发言要领，反而应该多抬头聆听，首先听明白发言的人在说些什么，然后用最简洁的话把要点记下来。

4．趁热打铁整理记录

另一方面要反映会议的精神要点，既要详尽又要提炼概括，可以根据议题的内容范围和复杂程度进行篇幅上的安排，做到简洁明快、详略得当。

2．开会前就要进入角色

拿石头前不久写的一个会议纪要举例，本身会议开得时间很长，大家也七嘴八舌，但这些你都没有必要写到纪要中去，你只要写，“会议对我校承办××培训项目相关事宜进行了深入研究，形成如下决议”，然后把若干条例上。例如：

刚工作的时候，一接到做会议记录的任务，石头就有些担心。你想，会上个个侃侃而谈，滔滔不绝，会议结束大家一哄而散，我则要加班加点整理会议纪要。而且开始的时候做记录没经验，会上无论谁发言，我都匆匆忙忙埋头记录，不敢漏掉每一句话。石头没有学过专业的速记，这样高强度的记录难度可想而知，有时会后整理的时候连自己都无法辨认写的是什么，写的会议纪要更不分轻重主次，突出不了重点。

会后写记录或纪要应趁热打铁，趁着印象深刻，写起来要容易得多，有什么没弄清楚的地方也可以赶紧找相关人等问个究竟；动手之前要先翻看整篇记录，回顾整个会议的内容，对记录的材料进行分类、归纳，确定从哪几个方面整理。总之，对众多零散的材料分类之后，再动手写作。

3．别只把自己当成速记员

需注意，会议记录和会议纪要不同，会议记录是讨论发言的实录，属事务文书，更加完整详细，篇幅较长。会议纪要只记要点，是法定行政公文。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。写会议纪要难于单纯的记录，会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

<ul><li>开会的日期、时间和形式？</li><li>有什么人参与，谁是主持？</li><li>开这个会是要探讨什么问题？</li><li>问题的形式和现状是怎样的？</li><li>提出什么解决方法或观点？</li><li>达成什么共识？</li><li>还存在什么问题？</li><li>后续工作如何开展？</li><li>谁负责什么事，需在何时完成？</li><li>下次的开会时间？</li></ul>