七、做秘书工作，这样才能万无一失（第1 / 3页）

编制每周日程时，最好采用表格形式，也可以使用Outlook等日程软件，应该在日程表里全面地记录每个活动的名称、开始结束时间、地点、领导任务等信息。

记下的事情多了，留存的东西多了，如果不定期整理可能就会出现“东西都在，就是不知道在哪”的情况，为了方便检索，一定要定期进行整理。比如对纸质的材料，我一般是按季度进行装箱封存，同时在箱子上贴上大致的清单；对于电子文档，则会按月份整理归档。

活动应搜集全面，公文中领导批示参加的活动，领导口头交代的活动，办公厅（室）统一安排的活动都要逐个与领导核实并在表中登记。

<b>最后，还要定期对这些档案进行整理，增强系统性</b>

尽量在周五下班之前编制完成每周日程，并向领导报送日程表，这样方便领导确认、掌握下周工作安排；周日晚上可以给领导发送一条信息，一方面提醒周一相关安排；另一方面将下周安排再次简短报告，帮助领导在开启新一周工作之前做到心中有数。

偏偏日程管理对秘书们来说又是极端重要的一项工作，如果日程安排不好，无论是出现领导搞错时间地点、活动无法正常进行的大纰漏，还是发生忘带会议材料、忘带讲稿这类的小问题，都会对全局工作产生负面影响。今天，石头就和大家聊聊自己在秘书工作中摸索总结出的领导日程“五环管理法”。

由此，与秘书工作相关的文章里，对文稿写作和参谋辅助的研究尤其多，但对于秘书工作的一项基础工作，即如何妥善安排好领导的日程，确保各项活动衔接流畅、万无一失，却关注不多。

<b>第一环基础环——编制好每周日程</b>

秘书工作是一项综合性工作，牵涉众多，既有接待会务，又有调研督查；既有文字档案，又有参谋信息。大多数时候，人们往往或是看重提升文字能力，期望有朝一日练就“大手笔”，或是醉心于当好参谋助手，希望成为领导的“贴心人”。

日程表是领导活动安排的大纲和基本指引，在秘书工作的实践中，有的人习惯用月日程表，有的人习惯用周日程表，还有人更细致，会制作每日日程表。

与工作无直接关联的比如媒体报道、访谈，领导发表的文章、讲话等等，往往也间接体现反映着领导的思路和观点，有必要妥善保存。2015年学校举办体育文化节，体育部门的同事就从我的档案箱里找出留存的领导接受体育媒体采访就高等体育教育发表观点的文章，之后草拟的讲话稿里吸收了很多当年领导访谈中的观点，效果很好。

还有一个细节值得注意，在制作每周日程表时一定要在每天的日程下边设置空白位置，方便领导随手记录增加的活动或临时安排的会见、谈话等。

这些信件、证书、个人信息和资料，有些与工作有关，有些可能与工作并无直接关联。与工作有关的比如邀请函、贺信、会议通知，既是安排好当前活动的参考和依据，活动过后也仍然有资料价值，可以留存作为工作记录和学习材料；又如领导自己填写或秘书帮填的各种表格，填完之后记得留个复印件，一方面可以备查供领导参考；另一方面下次填表时也方便自己工作。

<b>第二环日常环——每天早上核对提醒当日安排，晚上确认提醒次日安排</b>

<b>再次，要收集和保存好领导的信件、会议材料、证书以及其他个人信息，个人资料</b>

2．领导日程的五环管理法

石头在实际工作中发现，一般来讲，月工作日程表区间跨度太长。具体到每条活动的内容容量有限，很难反映活动的全面信息，而且一个月里活动增减变化往往很多，月日程常常是“计划赶不上变化”，常常被弃之不用，实用性不强。而每日日程表虽然反映活动信息详细，但编制起来比较烦琐，同时缺乏整体观，协调记录一段时间以内的活动不方便。

看到现在分门别类，清晰明了的领导个人档案，再回忆起刚做秘书工作时那几次尴尬和慌乱，我意识到档案意识的树立使我在做好秘书工作的道路上走得更从容、更稳当。要做好一个秘书，档案意识不容忽视，登记好、整理好、保管好领导的个人档案，不但有助于做好当前的工作，更是建立起了一座信息资源的宝库，往往能在关键时候发挥意想不到的作用。

因此，以一周为周期编制日程最为妥帖实用。一周被双休日自然分割开来，符合实际工作节奏，既能协调好一段时期之内的诸多活动，又能详细地记录活动信息。

另外值得一提的是，我每年年底都会为领导编辑本年度的个人年鉴，把日程安排、新闻报道、发表文章、重要活动的照片都编辑到一起，形成厚厚的一本册子，这样翻查起来就方便很多。