三、一个懒人的计算机文件夹整理懒办法（第1 / 3页）

但分类的细化就意味着层级增多。层级越多，浏览的效率就会越低，所以整个结构最好控制在三级以内。应对的办法就是脑子里应该有根弦，宁愿多增加一些横向的文件夹，也要尽量控制纵向的层级数。

首先，大家应当把待整理的文件分为三个大类：待处理文件、库存文档和参考资料。

<b>按工作内容分</b>

<b>库存文档</b>

比较适合工作事项杂，或者是做综合工作的同志。石头在综合部门的时候，常常要联络全单位80多个部门，文件夹按部门分那绝对是不可能完成的任务；按月份，也不现实，文件类型杂七杂八，有议程、有讲话、有通讯录，有调研、有大会、有会见，放到一起相当于没整理。这时最好就根据自身分工的实际，按工作的条块来规划文件系统，分为对外联络、大型活动、重要会议、调研活动、来访接待，等等。

如果你和石头一样把桌面当成收纳区，从实用性和美观程度考虑，桌面尽可能不要放太多快捷方式，同时建议你将最常浏览的一些文件夹的快捷方式发送到桌面。假如你安装了很多软件，那么软件的快捷方式则应使用桌面整理工具管理，比如“Executor”“小Q书桌”“牛牛桌面”“HDshortcutter”，最最常用的软件应固定到任务栏，比如浏览器。

3．层级太多是在给自己挖坑

待处理的好说，前面已经提到，让它们躺在桌面上好了；参考资料也好说，单建个参考资料文件夹，按“基本信息”“数据”“文件模版”等丢进去就好；关键是这个库存文档，占了大头，里面细分要花些心思。石头提供几种横向纵向划分思路。

接下来，三类文件怎么分心里大致有谱了，怎么建文件夹呢？

<b>按部门分</b>

比如什么介绍信的模板啦、证明的模板啦、议程的模板啦、通讯录啦、领导基本信息啦、本单位的重要数据统计啦，等等，三五天时不时就要打开，那就放到专门的参考资料库里，要用了就径直奔去。

比较适合联系工作面比较广的同志。比如某领导在市里分管农业、畜牧、乡镇企业、水利等工作，那么协助这位领导开展工作的办公室同志，电脑里的库存文件也应该按照领导的分管部门划分，农业局相关文件、水利局相关文件，等等，一目了然、互不干扰。

文件放在桌面，这样可以随时警告自己，要尽快地处理，留给自己一个清洁的桌面，而且经常会脑子里已经把一个事忘了，看到待处理的文件，一个激灵马上又想起来了。

很显然，文件系统建立起来后，其实总是处在动态的变化中的。每过一段时间，总会有大量原本在“收纳区”的文件排队被分配到各个文件夹。

就是最近工作涉及的文件，可能随时会修改变更，也可能随时会有新的议程、讲话、名单等文档进来。这些文件就让它们老实待在“收纳区”好了，晚点再去管它。石头一般就把这类文件直接扔在桌面上，讲究一点的，可以在桌面上建一个“近期文档”的文件夹。

当一个子目录中的文件过多时，你就应该继续往下建立子目录，因为，一个文件夹中如果文件超过100个的话，查找会比较费劲，还是得依靠文件检索工具，这样就有违分类的初衷，必须得往下分类。

<b>待处理文件</b>

其实也是已经处理完的文件，但是和库存文件不同的是，库存文档打开的概率不大了，为的是不怕一万就怕万一。而参考资料可能还要频繁调用，最好放在专门的文件夹里，免得在库存资料里翻来翻去耽误时间。

<b>按时间分</b>

<b>参考资料</b>

比较适合做专项工作的同志。比如某位同志在办公室管文字工作，主要任务就是写稿改稿，那么把稿子按类别分其实意义不大，不如就按照时间线来捋，1月、2月、3月，等等，逻辑也算清楚。

这里放的是一段时间以来，已经结项工作的相关文件。开完的会、定稿的文件等，一般来讲这些文件不会再更新了，但又有保存的必要，这些文件就可以集中整理到库存文件库中去。