五、细节决定命运：办公室邮件六原则（第1 / 3页）

5．别浪费电子邮件签名栏

可以离线保存文件，有时候单位邮箱容量小，放不了太多邮件，有时候出差在外总不能时刻保持网络畅通，客户端把邮件保存在本地，这时候客户端就派上了用场。

石头有时收到下级单位草拟的领导讲话，邮件附件的名字就简明扼要的两个字——“讲话”。麻烦请换位思考一下，这个叫“讲话”的文档在你电脑上可能是独一无二的，但在石头的电脑上就没有任何意义；如果有多个附件，一定编好号，写清楚每个文档的名称，并对应在正文说明，否则有时六七个附件，收件人怎么分得清东南西北。

更强的编解码能力，提高对邮件格式的兼容性，不容易出现乱码，格式看着舒服。

<b>附件一定要有编号和名称</b>

此外，不少邮件客户端还提供更丰富的功能，比如自动输入邮件地址，随意拖拽上传附件，自动填写主题，通讯录导入等。

石头发现有些办公室同志耐心可嘉，邮件再多，也坚持有条不紊的重复在网页上登录邮箱的步骤，一遍又一遍地输入用户名、密码，不厌其烦地上传附件。

办公室里收发邮件的量通常不小，碰上大活动大材料，需要反复沟通，每天少则十来封，多则上百封邮件也是稀松平常。

假如有时候需要同时使用好几个邮箱，单位的、处里的、科室的，还要打开网页分别一一登陆。这真是不胜其烦，为什么不用邮件客户端呢？其实，邮件客户端好处很明显：

4．必须要用邮件收发工具

有及时的来信提醒，别人发来邮件，你第一时间就能得到提示并处理。

附件自己不会说话，只能靠正文替它举牌。所以如果有附件，正文一定要用一定篇幅说明附件的内容，如果添加多个附件，更要一一说明附件一是什么，附件二是什么；如果附件是特殊格式的文件，必须说明一下附件用什么工具能打开。

至于哪款客户端好用，石头觉得都还行，大致不差，Outlook、Fox-mail、网易邮箱大师、WPS邮箱、YoMail都行。

<b>正文里一定要对附件有说明</b>

需要特别指出，如果你用智能手机，手机上也应该装个邮件客户端，便于随时处理邮件，原因同上。

石头自己也发生过好多次这种情况，写着写着见附件，最后发送时忘记贴上附件，很明显，别人看到这样的邮件，眼里一个大号的马大哈就诞生了。

原来，如果将文档里的正文用纯文本复制粘贴在邮件结尾，对方在使用电脑处理邮件尤其是智能掌上设备的时候，便无须等待下载打开附件，可以直接快速浏览正文。对于不长的文档附件，石头建议你这样做，毕竟下载后浏览还是要浪费别人一些时间。

不用频繁的登录验证，设置好账号之后，哪怕同时处理几个邮箱的邮件，也只需打开客户端软件处理，不用反复输入密码。

以前石头给一些报纸期刊投稿时，常常被要求将附件内容粘贴在正文里，石头只好照做，但始终不明就里。一次别人也给石头发了一封这样把附件内容也粘贴在正文里的邮件，终于体会到妙处。

更方便的分类管理，客户端可以更方便的保存附件、分类邮件，提供更强大的检索工具。

<b>较短的文档附件，内容要在正文重现</b>