一、通知会议：一个都不能少（第1 / 2页）

<b>时间</b>

除此之外，确定参会人员还可能有其他特殊情况，比如对应到会的缺额人员由谁来补替？需要哪些人员列席？需要哪些部门在会上发言汇报？专题会的所谓的相关部门是哪些？

发会议通知是办公室人员的基本功，想要稳妥地发好会议通知，无非是把握住内容、方式、时间三个要素。

总之，别一听要开会就迫不及待地发通知，注意先提出名单，请领导审定后再发通知。

<b>内容</b>

三是领导意见，领导有没有说过请某某单位也参加一下？请某某人也来提提建议？请哪些人听听会？

明确会议的名称，开会的时间、地点，要求参加会议者会前办什么事情、提交什么材料等。如有着装、携带材料、发言等特殊要求，一定要说明；地点最好具体到会议室，有时石头接到通知要去北京会议中心开会，北京会议中心有大大小小几十个会议室，如果不说清楚，参会者要么需要电话咨询，要么需要到现场打听，非常不便。

三是外地的分支机构。不少单位在外地都有分支机构，这些机构往往自成体系，又与总部相距遥远，平时与办公室来往并不多，颇有些山高皇帝远的意味。有时会议召开的急迫，上午12点通知下午14点开会，分支机构即使再快马加鞭也难赶得上，有些办公室同志就自作主张，通知会议时把这些机构跳了过去——反正你也赶不上，我何苦浪费这一通电话呢。

石头刚工作时，有一次召开领导班子工作务虚会议，领导走过来问我：“这么重要的会议，怎么没有宣传部门的记者来报道？”石头顿时蒙了，因为觉得务虚会是内部会议，好像不需要宣传报道，石头就把主要精力放在了安排会务上，却忘了请示领导是否需要新闻报道。

这万万使不得，外地分支可能确实赶不上会议，但知晓会议的召开，了解会议的内容和精神也是他们作为单位管理体系中的成员不可侵犯的权利，忽略他们，不但对分支机构不够尊重，也是办公室自身的严重失误。

二是本单位新闻部门。开会是为了推动工作，开了会，会议精神的风就得吹出去，否则就成了自娱自乐。新闻单位虽然往往不在正式的参会范围里，却又必不可少，但往往容易搞漏。尤其是出去调研，到外单位开会，不在自己眼皮子底下，就更容易遗漏通知新闻单位。

四是新组建部门。一次，石头得到任务，通知全单位部门主要负责人会议。石头凭借一以贯之的严谨认真的工作态度，按照电话本一一打去电话通知并确认，之后又反复核对确认，没问题了，23个部门都通知到位并得到反馈，会议不可能不圆满成功。不曾想会议刚开始，领导就怒气冲冲打来电话质问：××部怎么没来人？我一拍脑袋，坏了，××部是上个月单位刚刚新成立的部门，我手头的通信录还是去年的，并没有这个部门的踪迹，于是石头把这茬忘了个干净。

二是惯例，以前有没有开过类似的会？类似的会议请了哪些单位和人员参加？都发挥了什么作用？

<b>方式</b>

一是工作的实际需要，研讨议题涉及的工作具体是哪些单位负责？哪些单位参与？需要哪些单位辅助？

大型会议，要以文件的形式下发会议通知或者在办公系统、网站上挂出通知；一些小型的会议，用电话、短信甚至微信通知有关部门或人员即可。现在有很多技术可以帮助你便捷、快速的通知到具体人。例如短信系统，可以事先建立起本单位各类联系人的分组数据库，组成部门组、直属单位组、附属单位组、主要负责人祖、办公室联络员组、专题工作组等，需要大量发送通知时，直接勾选需要通知的组别即可。再如微信群，可以建立各单位联络员的微信群，一些非正式的会议通过微信群发送通知更省事。

办公室人员应根据领导的原则指示和要求，经过通盘考虑后提出与会人员名单。一般要考虑这些因素：

一类是老领导。在职领导一般大家都不敢忘怀，但老领导退出领导岗位了，不参与工作了，有时办公室关注的就不够。比如传达上级相关精神时，时常要召开某某级别以上干部会议，这时一般是把达到某一级别的退休老领导也包括在内的。毕竟，听取上级指示精神也是老领导一项重要的政治待遇，漏通知就是在政治上犯错误，万万马虎不得。

对于新组建的部门，一定要在第一时间纳入办公室的协调管理视野，尽快更新通信录、部门列表等资料，才能避免遗漏这些部门。

在办公室工作，下发会议通知时，遗漏相关人员和单位的情况并不鲜见。会议通知漏人，在办公室算得上重大事故。轻则会给有关单位和领导留下粗心大意、办事不力的坏印象；重则贻误重要工作的开展。石头在工作中发现，有几类参会人员特别容易被通知遗漏，在这里提出请大家重点关注。

3．内容、方式和时间是会议通知的三要素

2．会议通知容易遗漏的几类人群