一、通知会议：一个都不能少（第2 / 2页）

相关单位和人员确认收到通知，这只是“浅”确认，掌握能不能来、谁来、什么时候来、来不了换了谁等信息这才是“深”确认。要及时统计参会人员的各种基本信息，并呈送领导，一方面方便领导掌握会议筹备情况；另一方面也为会议下一步的组织和正常进行创造条件。

<b>发传真要有回执</b>

有时有约定俗成的惯例，比如全体干部大会就是全市处以上领导干部，春节团拜会就是需要邀请各民主党派中央、工商联负责人和无党派人士代表，离退休老同志代表等；

传真会议通知时要附有回执单，请对方确认参会后及时把参会人员、职务、联系方式、交通信息等反馈回来，以便我们自己掌握是否收到传真以及参会人员相关情况。

会议类型不同，参会范围也是大相径庭。会议应该由什么人员来参加，有时候有明确规定，比如常委会就是党委常委，常委扩大会议就要纳入政府、人大、政协主要领导，党委全委会就是全体党委委员；

<b>发短信要有回复</b>

要注意适时发送，既不能过早又不能过迟。如果通知的过早，可能会造成遗忘，大家本来就忙得团团转，谁能记住一个月前通知的会呢？比如今年12月通知明年3月开的会，过完一个欢乐祥和的春节很多单位可能早就不记得去年曾经接到过一个会议通知。也不能通知过晚，特别是对那些离会议地点较远的单位，交通不便的单位，分散的单位，外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知，或者人家在千里之外，你非要晚上通知明早的会，打一个措手不及，可想而知，即使接到了通知也难以买到车票、机票。

石头所在的单位每年年末都会召开新年报告会，向全校师生员工通报学校事业发展情况。过去十几年参会人员都是以教职工代表为主，兼有少量的学生代表。到了2015年，学校领导提出以学生为本的办学新思路，要求新年报告会参会人员应该以学生为主，教职工为辅，这样一来需要通知的参会人员就转了个大弯，惯例失效了，这时就要重新跟领导认真确定参会范围。

4．“一个都不能少”的关键在确认

尤其是有些会虽然以前有约定俗成的惯例，似乎清晰明了，但有可能这次开会时形势起了变化，或者领导又有了新的想法，如果不把名单拿给领导审定，就会出现纰漏。

过去发会议通知，往往依靠纸质通知、打电话，通知人和被通知人一般有直接联系，比较靠谱。现在信息手段多了，发短信甚至微信用得越来越多。结果种种因通知产生的扯皮和纠纷也出现了。

会议的类型是很多的，可以数上几十种。主要的有例行工作会议、专题性会议、联席性会议、部署工作性会议、总结性会议、座谈会、代表大会、代表会、表彰会、动员会、现场办公会、经验交流会、电话会、电视会、广播大会、报告会、研讨会、招待会、碰头会、常委会、全委会、恳谈会、团拜会、听证会、小组会，等等。

发短信通知会议，要写明“收到请回复”“期待您的回复”，没有及时回复的单位和人员就要打去电话催问。如果技术条件允许，可以在短信发送系统中集成确认的功能。例如，短信发送后，系统自动显示接受、阅读和回复情况；如果在限定时间内没有反馈，系统自动对其进行再通知甚至催告，等等。

想开好会，人先得到齐，人要到齐，通知这个环节就很重要。要想做到通知会议不遗漏，开好一个团结的大会、胜利的大会，重点并非迫不及待地把通知洒向五湖四海。石头建议，充分酝酿，提出参会名单，分毫不差地确定参会范围才是第一步。

<b>参会信息要有反馈</b>

1．先别着急发通知

如果是会议范围有明确规定，什么人应当参加会议，会议的规模及其性质也有明确限定，这种比较好办，比如领导讲“明天开个中层干部会”，办公室同志只管把下属部门的所有中层以上干部通知到即可。问题是，有些会议的参加人员常常不明确，不好限定，比如前文提到的后几种会议，不可能让领导一个一个报出参会名单，这就要求办公室同志会前对参加会议人员提出建议，拟出名单，供领导审定。

某次会议开始半天了，一个下属单位的负责人还没到会。石头火急火燎地打去电话，您怎么还不来开会？这个会议很重要，都开始半天了！结果负责人一脸无辜，什么会？石头急了：就是前天发到您手机上的会，今天上午九点在第一会议室的！负责人掏出手机左翻右翻，竟然没有收到短信。这下轮到石头傻眼了。

有时领导仅提个框框，比如近期上级教育部门要来我校检查专项资金使用情况，领导对参会人员语焉不详，只是笼统地说，把相关部门找过来议一议做好迎接检查的各项工作。

这次疏漏，看似是短信系统出了技术问题，但板子毫无疑问要打到办公室同志的屁股上，通知不是网上挂挂、发发短信就大功告成，对每一个通知都要与相关部门或人员进行“确认”，而不是自己想当然地“自说自话、自做自事”，要通过对发出通知的节节跟踪和时时“确认”，确保工作无一遗漏。

有时范围由领导具体点定，比如专题研究办公用房问题，领导指示请资产部门、后勤部门负责人参加会议；