第167章（第1 / 2页）

这时对方并不知道你的处境，所以在接电话时不妨向对方直言。这样做是允许的，也不失礼仪。比如，可以告诉对方：“我正在开会，能不能待会再给您回电话？”这样对方了解你不想接并非出于不尊重，同时也可使他有所选择，或是同意以后再通电话，或是三言两语讲完来电的目的。

如果当时的确很忙而又深知来电话者讲话罗嗦，则告诉对方迟些时候回电话，这样对双方都比较合适，而且不失礼貌。

二是再次留言。这只意味着承诺对方把信捎到，虽然仍不能尽如人意，但也只能如此。在留言条上不妨说明这已是对方第二次来电话催问，而且是生气云云。

三是如有可能，为来电人解决问题。比如，如果事情正好也在自己的职责范围之内（不过这种情况一般少见）。这样做不仅能为自己赢得声誉，也可为公司带来好处。但事后千万不可对那位同事说，更不要奢望他会有所回报。在处理一些小问题（如索要年度报告副本之类）时，这个办法也很有效。

如果那位同事知道后，主动对你表示感谢，则不妨断然告诉她：“对方很是生气。我也为不得不越俎代疱表示遗憾。希望你以后不要再出这种事了。”

在催人回电话时，最好先能设身处地地为对方想一想。他也许正忙得焦头烂额，实在抽不出时间，还可能是留言条被丢失了，他压根儿就未曾看见。不妨等一段时间后再去电话，不要心急火燎地马上就催。有一次，某会议组织人想安排一个人在会议上讲话，但一直得不到回音，叫他十分恼火，最后才得知那个人原来出了车祸。

催问时切不可言语尖刻，形同质问，而应换一种心平气和的说法，但同样也能表达出自己的迫切心情：“我知道，自己是星期二才给你去的电话，只是事情太急，你能不能在今天下班前给我个回信？”同时还可以明确而不失礼貌的表示自己不达目的决不罢休：“你看什么时候去找她合适？”或“有没有别人能给予帮助呢？”

7、通话时受到干扰

通话时经常受到各种干扰。如果你走进别人的办公室时，他正在与别人通话，应轻声道歉并迅速退出，否则就是失礼。

如果通话时间不会太长，所谈也并非什么保密的事，接话人也许会示意你坐下稍候，此时应尽可能坐在一旁等待，但决不可出声干扰。只有当接话人请你就所谈问题发表意见时才可插话。一般来说，最好装作根本没有听双方的谈话。

如果接电话时室内已经有人或通话时有人闯入而没有退出室外，你可先对话筒说声“对不起”，然后有礼而坚定地对进来的人说：“我待会儿再去找你。”示意其退出。

进来的人如果确有急事非马上找正在打电话人，只能将要谈的问题写在便条上放在他的眼前，然后再退出。

如果是你的熟人没能及时回电，则在留言中不妨确定个最后时限。比如说：“请转告他，我必须在今天下午三点钟以前得到他的回音，以便能把会议所需的材料电传出去。”也可以这么说：“要是中午以前还没得到他的回电，我将认为他已经同意了。”这两种说法都给自己留下了余地，又不致使接电话者为难。

如果来电催问的人在电话中抱怨、发牢骚，应表示同情和理解。可以这么说：“实在对不起，没能尽快去电话。”或是：“又让你久等了，真是不好意思。”如有正当理由不得不耽误一段时间，也应如实说明，取得谅解。总之，对于对方的迫切心情，决不可表现出漠不关心。

9、没有时间谈话

为了提高通话效率，在接电话前最好准备好作记录的纸和笔。如果在自己很忙的时候突然有人打来电话，不妨适当加快通话速度。办法是，不打断对方，自己尽量少讲，只在弄不清的地方提问，但不可离开主题，最后应以几句话总结对方的要求。如说：“这么说您是想为某职位物色三位候选人啰？”

对于这种电话无非是接或是不接，权衡的关键在于来电的重要与否和矛盾的轻重程度（比如：手头的工作能不能暂搁一搁，或者是来电能不能三言两语讲完）。

对于不知趣没有退出的人，应在事后向其指出，告诫其下不为例。

8、回电话的技巧

一个人无法迫使别人准时回电话，但可以巧妙地应付这种情况。

遇到有人来电话抱怨自己的同事没有给对方回电话，可以采取以下三种对策：

一是含糊其词，热情相待。切记不可胡乱许愿。可以这么说：“他现在不在，要不要给他留个条？”要是对方已经来过电话催问，则可以说：“是呀，昨天你还来过电话催过。留言条我已经交给他了。”这样把责任又推回给了同事。提供虚假的信息，如“我们星期几已经发货了”，但事实并非如此，货到星期五才发出去，可这要比不提供任何信息要好些。